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Glossar Dokumentenlogistik und Papierausgabe
 

Das folgende Glossar erklärt die wichtigsten Begriffe aus dem Bereich der Dokumentenlogistik und Papierausgabe. Leider können wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit erheben. Die Liste wird ständig ergänzt, überarbeitet und weiterentwickelt.

 



AFP (Advanced Function Presentation)

Datenformat im Output-Management: Einst von IBM entwickelt, heute herstellerunabhängig. eingesetzt für die industrielle Verarbeitung von großen Dokumentenmengen wie Rechnungen, Kontoauszügen usw. AFP erlaubt hohe Druckgeschwindigkeiten und zeichnet sich durch eine gute Trennung zwischen Nutz- und wiederkehrenden Daten aus. Inzwischen auch im digitalen Farbdruck etabliert.

Analysewerkzeuge

Software und andere Hilfsmittel, die von unabhängige Beratern und Verkäufern eingesetzt werden, um damit die bestehende Situation in einem Hause zu analysieren. Sie können für unterschiedliche Zwecke eingesetzte. Eine Schnellanalyse über das Netzwerk (z.B. Printaudit RAK - Rapid Assessment Key) kann die Informationen über die Zählerstände aus allen angebundenen Geräten zu einem Zeitpunkt zusammentragen. Andere Softwarelösungen überwachen die Zählerstände (z.B. Printaudit My Device Portal) und / oder das Druckverhalten (z.B. Printaudit 6) über einen längeren Zeitraum. Moderne Tablett-Lösungen (z.B. Audit2Map) verbinden die aufgenommenen Informationen mit einer  entsprechenden Darstellung mit Raumplänen.

Andruck

Ein Probedruck (Proof) - vorrangig im Offset-Verfahren -, der unter Verwendung der tatsächlichen Druckfarben und des gewünschten Papiers ausgeführt wird.

Arbeitsplatzdrucker

Am Arbeitsplatz eingesetzte Drucker (zumeist Tintenstrahl- oder Laserdrucker), die nur von einem Anwender benutzt werden. Sie sind in der Anschaffung günstig, aber über ihre geringe Nutzung und den oftmals hohen Materialverbrauch relativ teuer in den Seitenpreisen.

Auflösung

Je höher die Auflösung, je mehr (digitale) Information stehen pro Maßeinheit zur Verfügung. Als Standard hat sich die Einheit dpi (dots per inch) etabliert.

Ausschießen


Verteilung von (kleinen) Einzelseiten auf einem Druckbogen (Bogenmontage). Das Ausschiessen dient einerseits zur ökonomischen Nutzung des bedruckbaren Papierformats, andererseits zur Vereinfachung der Nachbearbeitung wie z.B. beim Falzen, Heften und Beschneiden. Beim Digitaldruck kann so z.B. eine Broschüre im A5-Format auf A3-Papier produziert werden. Nach der Falzung stehen die Seiten in der richtigen Reihenfolge. Beschnitt und Heftung schließen den Vorgang ab.

Authentifizierung

Nicht in jedem Fall sind alle Funktionen eines Systems frei zugänglich. Bestimmte Systeme erlauben eine Freigabe bestimmter Funktionen an einen definierten Benutzerkreis. Die Authentifizierung bezeichnet dann die Anmeldung eines Anwenders an einem System mit Name und Passwort oder Chipkarte, Fingerabdruck usw., um bestimmte Funktionen des Systems wie Kopieren, Scannen, Faxen usw. nutzen zu dürfen.



Belichter

Gerät, das die hochauflösende Ausgabe digitaler Informationen auf Film oder Fotopapier (Bebilderung) ermöglicht. Sowohl belichtete Filme als auch Druckplatten dienen als Druckvorstufe für den Offsetdruck.

Beschaffungsabteilung

In vielen Unternehmen zuständig für die Beschaffung von Kopiergeräten (insbesondere analoge bzw. nicht angebundene digitale Kopiersysteme).

Bitmap

Ein Muster, das in einem Pixelraster dargestellt wird.



CMYK

Abkürzung für die vier Druckfarben Cyan, Margenta, Gelb (Yellow) und Schwarz. Die Bezeichnung K wird aus dem englischen Wort "Key" abgeleitet. Aus CMY lassen sich alle gewünschten Farben erstellen. Aufgrund der Verunreinigungen der Farben entsteht beim Übereinanderdruck jedoch kein reines Schwarz. Bildelemente, die schwarz erscheinen sollen, werden deshalb mit der vierten Druckfarbe Schwarz zusätzlich bedruckt. CMYK wird für die Farbdarstellung auf weißem Hintergrund z.B. bei Farbdruck verwendet. Auf schwarzen Hintergrund (z.B. Bildschirm) kommen im Gegensatz dazu die Farben Rot, Grün und Gelb (RGB) zum Einsatz.

Cluster-Druck Cluster-Kopie

Entweder direkt oder in einem Netzwerk miteinander verbundene Systeme können über eine spezielle Software in einem "Cluster" arbeiten. Dann wird z.B. ein großer Druckauftrag auf mehrere Systeme verteilt oder große Kopieraufträge automatisch auf mehreren Systemen abgearbeitet. Befinden sich zwei Systeme in einem Cluster wird oft auch von Tandemdruck oder -kopie gesprochen. Die Clusterfunktion vervielfacht die Druckleistung einzelner Systeme.

Content Management

Content Management beinhaltet die Verwaltung von Informationen, die in Intranet-, Extranet- oder Internet-Sites bereitgestellt werden. Dafür können als nachgeordnete Dienste herkömmliche Host- und Client-Server-Systeme zum Einsatz kommen. Immer öfter werden aber Web-Server-basierte Produkte angeboten, die besser mit den URL-Strukturen, HTML- und XML-Dokumenten umgehen können.

Controller

Schnittstelle zwischen PC-Netzwerk und Ausgabesystem. Der Controller übernimmt die Aufgabe, Daten aus den Anwendungsprogrammen anzunehmen, zu berechnen und an das Ausgabesystem weiterzuleiten. Controller werden über Druckertreiber angesteuert und können neben der Ausgabe von Daten auch deren Speicherung, bzw. deren Koordination in der Warteschlange übernehmen.





Desktop Publishing DTP

Auch normale PCs können mit Hilfe von DTP-Programmen aus selbstgestalteten Text- und Grafikunterlagen Druckvorlagen (z.B.: Flyer, Broschüren, Dokumentationen) erstellen.

Digitaldruck

Im Gegensatz zum klassischen Druckverfahren benötigt der Digitaldruck keine zeitaufwendige und kostenintensive Einricht- und Vorlaufzeit (Rüstzeit). Digitale Dokumente können ohne Umweg über Filme oder Druckplatten gedruckt werden. Digitaldruck eignet sich besonders für kleinere Auflagen und individualisierten Druck.

DMS (Dokumentenmanagement-System)

Das klassische Dokumentenmanagement bietet Lösungen, die im Wesentlichen die Unzulänglichkeiten hierarchischer File-Management-Systeme datenbankgestützt ausgleichen. Dokumentenmanagement-Lösungen werden häufig in Kombination mit der Archivierung angeboten. Hierdurch kann der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes von der Entstehung über die Unterstützung des Bearbeitungsprozesses bis zur Langzeitarchivierung unterstützt werden.

Dokument

Ein Dokument ist ein physisch existenter Informationscontainer (z.B. als Papier-Dokument oder Datei in einem Computer). Ein Dokument muss als Einheit speicherbar und versendbar sein und als solche auch aufgefunden, wahrgenommen (gesehen, gelesen, gehört) und verwendet werden können. Ein Dokument kann Informationen beliebiger Darstellungsform enthalten; bei Kombinationen von Texten, Daten, Grafik, Bild und Ton spricht man von “Multimedialen Dokumenten”. Bei der Gestaltung von Informationssystemen ist die Abgrenzung von Dokumenten zu Datenmasken relevant. Letztere stellen Daten dar, die z.B. in Datenbanken gespeichert sind. Erst wenn sie gedruckt oder als Maske (z.B. als Bildschirm-Kopie) gespeichert werden, liegt ein Dokument vor. Die in Deutschland häufig anzutreffende Begrenzung des Begriffes "Dokument" auf rechtlich relevante Urkunden, Verträge oder Geschäftsbriefe ist zu eng.

Dokumentenlogistik

Die Dokumentenlogistik behandelt alle Prozesse des Transports, der Lagerung (Speicherung, Aufbewahrung, Ablage, Archivierung), des Handlings und des Wandelns (Drucken, Kopieren, Scannen) von der Erstellung bis zur Verwendung und Ablage von Dokumenten.

Dokumentenlogistik (Ziel der)

Die richtigen Dokumente in der richtigen Darstellung und Anzahl, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit für die richtigen Personen auf wirtschaftlichem Wege verfügbar machen.

Dokumentenspeicherung

Lagerung, Aufbewahrung, Ablage, Archivierung von Dokumenten in Verbindung mit den dazugehörigen Aktivitäten zum Wieder finden der Dokumente wie z.B. Erkennung und Erschließung.

DRT (Document Related Technologies)

DRT bezeichnen ein ganzes Bündel von unterschiedlichen Technologien, die alle in irgendeiner Form mit Dokumenten zu tun haben: Internet, Intranet und Extranet, Dokumenten-, Workflow- und Wissensmanagement, DMS, E-Commerce und Digital Signatures, Document Input, Distribution und Storage, OCR, ICR & Pattern Recognition, Data Warehouses und Retrieval Engines, Imaging und Multimedia, Archival und Records Management, Secure Communication und Unified Messaging, Groupware und Office Solutions, Forms und Output-Management, Middleware und Componentware, Content Management und Content Distribution

Dots per inch (dpi)

Anzahl der auf einem Inch unterscheidbaren Informationen. Je höher die dpi, je besser ist die Abhängigkeit von Auflösung stehende Qualität.

Druckertreiber

Ein Softwareprogramm, das die Kommunikation zwischen dem aktiven Programm und dem ausgewählten Ausgabesystem herstellt. Außerdem obliegt dem Druckertreiber die Aufgabe, die Programmdaten in ein dem angesteuerten System verständliches System zu übersetzen.



EIP (Extensible Interface Platform)

Software-Plattform der Firma Xerox für die Entwicklung serverbasierter Anwendungen, die über die Bedienoberfläche der Xerox-Bürosysteme genutzt werden.

Elektronische Archivierung

Die elektronische Archivierung ist der Ursprung des Dokumentenmanagements unter Nutzung nur einmal beschreibbarer optischer Speichermedien. Die Architektur der meisten Lösungen basiert auf dem Referenz-Datenbankmodell, bei dem in einer Indexdatenbank auf die separat gespeicherten Dokumente verwiesen wird.



Farb-Management System

Software, die entweder auf Betriebssystemebene oder im Rahmen von Anwendungsprogrammen dafür sorgt, dass die Ausgabe möglichst genau mit der Bildschirmdarstellung und der gescannten Vorlage übereinstimmt. Farbsysteme korrigieren z.B. Farbverfälschungen, indem sie Daten in einem geräteunabhängigen Farbraum definieren und dann in den gerätespezifischen umrechnen. Auf diese Art und Weise lassen sich beliebige Eingabe- und Ausgabeeinheiten kalibrieren.

Farbmodelle

Dienen zur Ordnung von Farben. Die gängigsten sind RGB (Rot-Grün-Blau), CYMK (Cyan-Margenta-Gelb-Schwarz) und HLS (Hue-Luminance-Saturation). Je nach Anwendungen z.B. Bildschirmdarstellung, Farbdruck werden verschiedene Farbmodelle verwendet. Die Umrechnung zwischen diesen erfolgt mit Hilfe von Farbmanagement-Systemen.

Farbtiefe

Begriff für die Farbigkeit eines digitalisierten Bildes. In Schwarzweißbildern sind nur die Werte Schwarz und Weiß enthalten. Sie kommen daher mit einer Informationsmenge von 1 Bit je dargestellten Pixel aus (weiß = 0, schwarz = 1). Graustufen oder Farben benötigen mehrere Bit pro Bildpixel. 256 Graustufen oder Farben je Pixel lassen sich mit einer 8-Bit-Tiefe darstellen. Werden den Farben Rot, Grün und Blau jeweils 8 Bit-Tiefe zugeordnet (zusammen 24 Bit), können insgesamt 16,7 Millionen Farben dargestellt werden.

Fleet-Management
(hier: Print-Fleet-Management)

Jede Druck-Infrastruktur, die aus einer ganzen Reihe von einzelnen Geräten (der "Print-Fleet") besteht, sollte einem aktiven Management unterliegen. Dazu gehören die ständige Überwachung und Anpassung des Gerätebestandes und der Gerätestandorte sowie die Gestaltung der Prozesse für die Versorgung mit Verbrauchsmaterialien und der Steuerung der Serviceeinsätze. Im Idealfall erfolgt das Fleet-Management so im Hintergrund, dass den Anwendern immer die optimale Geräteausstattung zur Verfügung steht und die Geräte durch eine frühzeitige Materialversorgung und Wartung nicht ausfallen.

Follow-Me-Funktion

Die Follow-Me-Funktion ermöglicht dem Anwender die Ausgabe seines Druckauftrags an einem beliebigen System im Netzwerk, ohne dies von vornherein festzulegen. Er schickt dazu den Druckauftrag an das Netzwerk. Dieser bleibt auf einem Server oder in einem der mit einander kommunizierenden Systeme solange gespeichert bis sich der Anwender an einem beliebigen System anmeldet und den Job abruft.

Formulare (auch Vordrucke)

Strukturierte Dokumente zur systematischen Erhebung von Informationen z.B. zum Stellen eines Antrages. Sie können auch in der Form von Merkblättern vorkommen. Für Unternehmen sind Formulare ein wichtige Kommunikationsmittel mit der öffentlichen Verwaltung.



Geschäftsprozess

Fachliche Folge von Tätigkeiten zur Bearbeitung eines Geschäftsvorganges. Geschäftsprozesse sind betriebliche Aufgaben, die in wiederkehrenden Prozessen abgewickelt werden und einen deutlichen Bezug zu einem „Kunden" (Auftraggeber, Ergebnisempfänger) haben.

Geschützter Ausdruck
(auch Vertraulicher Druck genannt)

Am Arbeitsplatz kann der Anwender bestimmen, ob der Ausdruck sofort oder später, wenn der Anwender am Ausgabesystem steht, gedruckt wird. Dazu kann am Arbeitsplatz der Druckauftrag mit einem Passwort in Form einer PIN versehen werden. Der Ausdruck am System startet erst nach Eingabe der PIN am Bedienfeld des Geräts.



Hausdruckerei

Hausdruckereien bieten als interne Dienstleistungseinheiten Druck- und Kopierleistungen den Auftraggebern in Unternehmen oder Verwaltungen an. Sie stehen derzeit unter einigem Rechtfertigungsdruck. In vielen Häusern gehen die Volumina in der Hausdruckerei zurück. Leistungsfähige dezentrale Systeme, externe Dienstleister und nicht zuletzt der Rechenzentrums-Druck stellen die Existenz der Hausdruckerei in Frage.



Information

Wissen um oder Kenntnis über Sachverhalte und Vorgänge, also über Tatsachen, die entweder statisch und zeitlich unveränderlich (Sachverhalte) oder dynamisch und damit zeitlich veränderlich (Vorgänge) sind.


Intranet

Firmeninternes Netz, das sich des Internet, bes. des World Wide Web, als Kommunikationsmedium bedient.


IT-Abteilung

In vielen Unternehmen u.a. zuständig für die Betreuung von Druckern und Multifunktionssystemen.




Kalibrierung

Zur korrekten Reproduktion von Bildern im Druck sollten alle verwendeten Systemkomponenten wie z.B. Bildschirme, Grafikkarten, Drucker usw. aufeinander abgestimmt werden, so dass die numerisch festgelegten Werte für Cyan, Magenta, Gelb und Schwarzanteil (CMYC) übereinstimmend dargestellt werden können. Die Kalibrierung von Farbdrucksystemen kann automatisch oder manuell erfolgen.

Klickpreis

Kosten pro gezählter Seite auf einem Drucker oder einem Kopierer (siehe auch Seitenpreisrechner). Darin sind normalerweise sämtliche Kostenkomponenten wie Anschaffungspreis, Verbrauchsmaterialien, Servicekosten usw. enthalten.

Kopierverfahren analog

Beim analogen (Xerographie-)Verfahren wird durch eine Hochspannungsanlage im Kopierer über eine Korona (Spannungsträger) die Fotoleiteroberfläche positiv aufgeladen. Eine Halogenlampe beleuchtet das Original. Anschließend wird das Bild über ein Spiegel-Linsen-System auf die Fotoleiteroberfläche reflektiert, wobei die reflektierte Lichtmenge im Verhältnis zum Bildkontrast (Graustufen oder Farbwerte) steht. Es entsteht ein latentes, positives „Ladungsbild“ auf der Oberfläche des Fotoleiters. Bei der Mischung von Entwickler und Toner in der Entwicklungseinheit entsteht durch die Reibung eine elektrostatische Spannung. Der positiv geladene Entwickler und der negativ geladene Toner verbinden sich. Wenn das positive Ladungsbild auf der Fotoleiteroberfläche den Entwickler berührt, bleiben die negativen Tonerpartikel daran hängen und das Bild wird sichtbar. Das Papier, das ebenfalls positiv aufgeladen worden ist, zieht die negativen Teilchen von der Trommeloberfläche. Nach der Fixierung des Toners durch Hitze und Druck ist die Kopie fertig.

Kopierverfahren digital

Beim digitalen Kopierverfahren wird das Original über einen Scanner abgetastet, d.h. alle Informationen im Bereich des Grauspektrums werden in elektronische Signale (Werte 0 oder 1) umgewandelt, gespeichert oder direkt für die Kopienerstellung verwandt. Dabei wird ein Laserstrahl aktiviert, der die gespeicherten Bildsignale in Lichtform auf den Fotoleiter wirft. Der weitere Ablauf der Kopienerstellung gleicht dem analogen Verfahren.



LAN (Local Area Network)

Ein Kommunikationssystem, das Computer über ein Kabelsystem zu einem Netzwerk verbindet. Die Geräte stehen dabei nicht weit auseinander.

Laser

Abkürzung für: Light Amplification by Stimulated Emission of Radiation. Mit dem Laser lässt sich sehr intensives, stark gebündeltes Licht erzeugen. Beim Laserdrucker wird die zu druckende Seite zunächst vom Laserstrahl elektrostatisch auf eine Walze und anschließend auf das Papier übertragen.

LDAP
(Lightweight Directory Access Protocol)

LDAP erlaubt dem Anwender den Zugriff auf einen zentralen Mailserver und erspart ihm damit die manuelle Eingabe bestimmter Angaben am Multifunktionssystem, z.B. Mail-Adressen oder Faxnummern. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Adressen für die Scann-to-Mail- oder Faxfunktion nur einmal an zentraler Stelle und nicht auf jedem System gepflegt werden müssen. LDAP kann auch für die Zuweisung der Nutzerrechte bei der Authentifizierung genutzt werden.

Link

Eine Hypertextverbindung im WWW. Eine hervorgehobene Textstelle, die ein anderes Dokument aufruft, wenn sie angeklickt wird.



MEAP (Multifunctional Embedded Application Platform)


Integrierte Programmplattform auf den Bürosystemen der Firma Canon auf der unterschiedlichste JAVA-Applikationen Platz finden.

Meeting

Zusammenkunft zu einer Sitzung oder Besprechung. Synonym wird in einigen Regionen auch der Begriff “Beratung” gebraucht.


MPS (Managed Print Service)

Laut Bitkom umfasst MPS alle Maßnahmen und Produkte (Hardware, Software, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen), die dem Ziel dienen, eine individuelle und optimal koordinierte Druck- und Dokumentenverarbeitung zu erreichen. MPS kann dabei als Lösung für das Fleetmanagement von Output-Systemen verstanden werden. Die enthaltenen Dienstleistungsangebote (-pakete) beziehen sich dabei u.a. auf folgende Bereiche:

· Infrastruktur- und Druck-Analyse, Optimierung und laufende Anpassung
· Auslastungs-, Verhaltens- und Kostenanalyse
· Zählererfassung zum automatischen Billing
· Tonermanagement zur Vermeidung lokaler Stocks
· Fehler-und Alarmmeldungen zur Reduzierung von Technikerbesuchen
· Printmanagement mit Regeln, Follow-me, Workflows etc.

MDS (Managed Document Service)

MDS nennen einige Anbieter ihr MPS-Konzept und stellen dabei eher die gedruckten Dokumente als die Geräte in den Mittelpunkt ihrer Service-Ansätze. Die Übergänge zu MPS sind fließend.

Multifunktionssysteme (hier im Sinne einer Papierausgabe – und -input-Station)

Digitale Druck- und Kopiersysteme, die mehrere Funktionen übernehmen können z.B. Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen. Entsprechende Systeme werden sowohl von Herstellern aus der Kopierer- als auch aus der Druckerwelt angeboten.

Multimedia

Ein Kunstwort zur Umschreibung vielfältiger Nutzungen von Informationsdarstellungen in Dokumenten und Bewegtbildern, die Texte, Daten, Grafiken, Zeichnungen, Film und Ton beinhalten, und die über PC’s, Fernsehen und andere Systeme interaktiv zugänglich gemacht werden. Die Verbreitung der Informationen erfolgt über Netze (besonders Internet, Bildtelefon, Videokonferenzen und Kabel-TV) und über Speichermedien (besonders CD-ROM, DVD und Video-Cassetten). Typische Anwendungen sind: Aus- und Weiterbildung (CBT = Computer Based Training), Präsentation und Werbung, Information und Kommunikation, Unterhaltung und Spiel, Elektronisches Publizieren und Medienkunst.



Netzwerkprotokoll

Eine Reihe von Normen, die für die Kommunikation in einem Netzwerk verwendet werden, z.B. TCP/IP oder IPX/SPX, Apple-Talk



OCR (Optical Character Recognition)

OCR-Programme wandeln die Bildinformationen eines über einen Scanner eingelesenen Textes in Computerzeichen um. So wird ein für die Textverarbeitung lesbarer Text erzeugt.

Output-Management

Die Definition von "Output-Management" variiert sehr stark und weist Überschneidungen mit der Dokumentenlogistik auf. Vielfach werden - je nach Fachgebiet, Funktionsbereich und Aufgabengebiet - einzelne Teilbereiche des Gesamtprozesses als Inbegriff von Output-Management verstanden, wie beispielsweise die zentrale Verwaltung von Druckern durch eine einheitliche Software. Eigentlich umfasst der Begriff jedoch den gesamten Prozess von der Erzeugung bis zur Archivierung von Dokumenten. Output-Management konzentriert sich oft auf die Bearbeitung elektronisch erzeugter (Massen-)Dokumente.

OSA (Offene System Architektur)

Offene Systemarchitektur der Firma Sharp zur softwareseitigen Individualisierung der eigenen Bürosysteme mit bidirektionalem Austausch zwischen Multifunktionsgerät und Server.


PDF (Portable Document Format)

Dateiformat der Firma Acrobat zum plattform- und programmunabhängigen Datenaustausch beliebiger Dokumente.

PCL (Printer Command Language)


Von HP entwickelte Befehlssprache zur Steuerung von Laserdruckern, wird z.T. auch für Tintenstrahldrucker eingesetzt. De-facto-Industriestandard für den Transaktionsdruck, der von vielen Herstellern eingesetzt wird. Fast jeder Drucker lässt sich heute über PCL steuern.
 


Pflichtenheft (auch Leistungsverzeichnis oder Leistungsbeschreibung)


Systematische Zusammenstellung der Kriterien für die Beurteilung und Auswahl von technischen und/oder organisatorischen Lösungen, die auf eine bestimmte Fragestellung ausgerichtet sind. Erfolgsversprechende Pflichtenhefte gehen über die technische Beschreibung der Systeme hinaus. Z.B. sollten für die Auswahl von Vervielfältigungslösungen oder Multifunktionssystemen auch Kriterien über den Anbieter, den Hersteller, das Servicekonzept usw. herangezogen werden.



Remote-Kopie

Originalvorlagen werden auf einem Multifunktionssystem eingelesen und auf einem anderen System im Netzwerk ausgegeben.

RGB

Abkürzung für Rot, Grün, Blau. Bezeichnet den aus den drei Grundfarben bestehenden Farbraum für die additive Farbmischung. RGB wird für die Darstellung auf dunklem Hintergrund z.B. am Bildschirm benutzt.



RIP (Raster Image Processor)


Spezielle Hard- oder Software bzw. die Kombination daraus zur Umwandlung von digitalen Daten in ein Format, das hinsichtlich Auflösung und Farbgebung für das angeschlossene Ausgabesystem optimiert ist.



Scanner

Gerät zum automatischen Lesen und Speichern von Schriften, Bildern oder Zeichnungen. Multifunktionale Ausgabesysteme können die Scannfunktion vielfach mit übernehmen.



Scan-to-Mail-Funktion

Viele Multifunktionssysteme für die Papierausgabe verfügen über die Funktion gescannte Dokumente direkt an eine E-Mail-Adresse zu versenden. Durch Auswahl auf dem Bedienungsfeld kann entweder eine Adresse aus einem Verzeichnis ausgewählt oder über eine hinterlegte Bildschirmtastatur direkt eingegeben werden.

Seitenpreisrechner

Einfacher Rechner zur effektiven Kalkulation der Seitenpreise für Drucke und Kopien auf unterschiedlichen Druck- und Kopiersystemen.



TCP/IP
(Transmission Control Protocol / Internet Protocol)

Wurde für die Verwendung im ARPAnet-Netzwerk (Internet) des US-Verteidigungsministeriums entwickelt. Ursprünglich nur ein Transport (TCP) und Netzwerk (IP) Protokollstapel, ist es durch die Ergänzung von TELNET (virtual terminal support; virtuelle Datenstationsunterstützung), File Transfer Protokoll (FTP; Dateiübertragungsprotokoll) und Simple Mail Transfer Protokoll (SMTP; einfaches Postübertragungsprotokoll) eine vollständigere Architektur geworden. TCP/IP findet ausgedehnte Verwendung bei der Vernetzung von Unix-Systemen. TCP/IP kann über Ethernet, Token-Ring oder andere Datenverbindungsprotokolle übertragen werden. OSI ersetzt TCP/IP als Standard des US-Verteidigungsministeriums.

TIFF (Tagged Image Format)

Standardformat für Grafikdateien, mit dem Graustufen- und Farbbilder sowie schwarzweiße Strichzeichnungen dargestellt werden können. TIFF-Dateien sind immer im Bitmap-Format. Sie können zwischen verschiedenen Plattformen ausgetauscht werden.

Toner


Zwei Arten von Tonern lassen sich heute unterscheiden:
Beim 1-Komponententoner sind Toner und Entwickler bereits gebrauchsfertig gemischt, so dass nur aus einer Verpackungseinheit der Toner nachgefüllt werden muss.
Beim 2-Komponententoner muss nach einigem Gebrauch des Geräts der Entwickler zugegeben werden.

Trommel

Druck- und Kopiersysteme sind mit einer (schwarzweiß) oder mehreren (einige Farbsysteme) lichtempfindlichen Fotoleitertrommeln ausgestattet, auf der das latente Bild in Form einer elektrostatischen Aufladung erzeugt wird. Die Ladung wird auf das zu bedruckende Papier übertragen, je nach Ladungszustand bleibt eine entsprechende Menge Toner am Papier hängen. Der Toner wird in der Fixiereinheit unter Druck und hoher Temperatur mit dem Papier verbunden.


 

Verbrauchsmaterialien

Toner, Entwickler und andere Materialien, die sich während des Kopier- oder Druckvorgangs verbrauchen.

Vervielfältigungsanalyse

Untersuchung der Situation der Papierausgabe in einem Unternehmen. Analysiert werden das Kopier- und Druckaufkommen, die Geräte dafür, Zuständigkeiten, Abläufe, Kosten usw. Wichtig ist das möglichst sämtliche Systeme und Aspekte der Papierausgabe (Kopieren und Drucken) berücksichtigt werden. Analysewerkzeuge unterstützen die Vervielfältigungsanalyse.

Vervielfältigungskonzept

Konzeption der zukünftigen Papierausgabe in einem Unternehmen. Es berücksichtigt neben der technischen Ausstattung mit neuen Systemen, organisatorische Fragen (Zuständigkeiten, Abläufe), Fragen der Vertragsgestaltung und Wirtschaftlichkeitsüberlegungen.



Wirtschaftlichkeit der Dokumentenlogistik

Kosten-Nutzen-Relation. Die reine Kostenbetrachtung sagt noch nichts über die Wirtschaftlichkeit einer Lösung aus. Auch die Nutzenseite muss in die Überlegungen einbezogen werden. Die Wirtschaftlichkeit der Dokumentenlogistik ergibt sich aus mindestens 4 Kategorien:

1. Kostenreduktion durch den Einsatz der richtigen Systeme an der richtigen Stelle unter
    Einbeziehung entsprechender Rahmenbedingungen und Vertragskonstellationen
    (Preis, Flexibilität usw.)

2. Verbesserung der Administrationsprozesse

3. Kostenreduzierung durch veränderte Arbeitsweisen

4. Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit

Wissensmanagement bzw.
Knowledge Management

Wissensmanagement hat die Aufgabe, die Informationsquellen innerhalb und außerhalb eines Betriebes zu erschließen und zu pflegen sowie dafür zu sorgen, dass die Informationsversorgung der Führungs- und Fachkräfte auf optimale Weise erfolgt.
Zu diesem Zweck sind organisatorische Maßnahmen ebenso notwendig wie der zweckmäßige Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen. Gestaltet werden müssen der Informationsfluss und die Regelungsmechanismen für Zugang und Lieferung, Suche und Bereitstellung, Nachfrage und Angebot von Informationen. Wissensmanagement muss die Unternehmenskultur beeinflussen, um die Anpassbarkeit, Effizienz und Kreativität einer Organisation bei der Aufnahme und Verwendung von Informationen selbständig weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Workflowmanagement

Workflow begann als das Routing von Dokumenten in Verbindung mit deren Archivierung. In den letzten Jahren entwickelten sich drei wesentliche Typen des Workflows: 1. der Produktion-Workflow zur Abbildung komplexer, kontrollierter Abläufe 2. der Ad-hoc-Workflow auf Basis von E-Mail und elektronischen Formularen 3. der Collaborative Workflow zur Abbildung von einfachen Abläufen mit kooperativen Groupware-Produkten

WWW
World Wide Web

Ein Hypermedia-basiertes System zur Verbreitung von Informationen im Internet. Entwickelt bei CERN (Genf) ist WWW der am meisten genutzte und am schnellsten wachsende Dienst im Internet.

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