DOKULOG-Kennzahlen:
Wert und Gewinner öffentlicher Ausschreibungen

DOKULOG wertet tagesaktuell die Ausschreibungen der öffentlichen Hand für Papierausgabesysteme in Deutschland aus und veröffentlicht Sie als DOKULOG-Kennzahlen alle 3 Monate an dieser Stelle. Regelmäßig veröffentlichen wir auch ausgewählte Kennzahlen und Grafiken zum Thema "Behördengeschäft" in sozialen Medien wie z.B. Xing und LinkedIn. Sie finden diese Grafiken hier...

Für Erklärungen, Beschreibungen und die Kennzahlen-Übersicht lesen Sie bitte weiter. 

Aus den von der EU veröffentlichten Angaben zu vergebenen Aufträgen lässt sich der Gesamtumsatz sämtlicher europaweiter Ausschreibungen der öffentlichen Hand in Deutschland für Druck-, Kopier-, Fax- und Multifunktionssysteme einschließlich damit verbundener Dienstleistungen hochrechnen. Für die vergangenen Jahre liegen relativ stabile Aussagen vor. Die Hochrechnungen für das aktuelle Jahr sind noch mit Unsicherheiten verbunden. Die Angaben über die Gewinner der Ausschreibungen liegen zum Teil vor. Ihre Zuordnung auf bestimmte Gruppen (Herstellervertrieb, Direktvertrieb, Fachhandel, Systemhäuser) bleibt zwar in manchen Bereichen unscharf, gibt aber interessante Hinweise über den Markterfolg der verschiedenen Vertriebskanäle.

Die einzelnen Ausschreibungen teilen sich auf verschiedene Lose auf, die getrennt vergeben werden können. Mietverträge werden dabei über unterschiedliche Laufzeiten abgeschlossen. Die beiden wichtigsten Laufzeiten betragen 48 und 60 Monate.

Denken Sie bei der Betrachtung der Zahlen bitte daran, dass die Angaben für vergangene Jahre wesentlich vollständiger sind als für das gerade laufende bzw. abgeschlossene Jahr. Erst für eine Basis von über 20% der Ausschreibungen mit vollständigen Angaben veröffentlichen wir die Hochrechnungen für das jeweilige Jahr. Durch nachträglich veröffentlichte zusätzliche Angaben können sich auch im Folgejahr noch Änderungen ergeben (z.B. wenn Ausschreibungen aufgehoben werden oder Gewinner nachträglich veröffentlicht werden).

In 2024 wurden 222 Ausschreibungen mit 269 Losen veröffentlicht. Die Anzahl der Ausschreibungen liegt damit in der Höhe des Vorjahres, erreicht aber nicht die Höchstwerte von 2016, 2017 oder 2019.  Die Anzahl der ausgeschriebenen Geräte sinkt in 2024 gegenüber 2023, liegt aber immer noch über den Zahlen von 2021 und 2022. Die hochgerechneten Umsätze steigen.

In 2024 ist der Fachhandel - zumindest was die Anzahl der gewonnen Ausschreibung angeht - die Gewinnergruppe des Jahres in Bezug auf die gewonnen Aufträge (beim Umsatz gewinnt der Hersteller-Direktvertrieb). Der Direktvertrieb kann die größeren Projekte und damit einen höheren Gesamtumsatz auf sich verbuchen.

Interessante Zusatzauswertung: Auf die Veröffentlichungen in 2024  gingen (Stand 30.09.2025) auf 27% (2023: 26%) der vergebenen Ausschreibungen jeweils nur ein einziges gültiges Angebot ein. Bei nur 8%  (2023: 7%) der Ausschreibungen sind mehr als 5 Angebote bewertet worden.

In 2024 neu zu den Auswertungen hinzugekommen ist die Frage wie viele Ausschreibungen ausschließlich nach dem Preis bewertet werden (Preis = 100%). Dies ist interessanter Weise nur bei 26% der Ausschreibungen der Fall (Stand 30.09.2025) und korrespondiert stark mit der Ausschreibung von Rahmenverträgen.

In 2025 werden wahrscheinlich weniger Ausschreibungen als in den Vorjahren veröffentlicht. Dabei steigt die Anzahl der ausgeschriebenen Geräte wieder. Die Kostenaussagen zu den Gewinnergruppen ist besonders im sonstigen Direktvertrieb mit Vorsicht zu genießen. Dazu liegen bisher nur sehr wenige Angaben vor. Eine richtig großer Rahmenvertrag, den die CHG im Land Hessen  gewonnen hat, schlägt dort mit über 27 Mio. € zu buche.