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Ausschreibungsunterstützung, und -begleitung - Beschaffungsberatung mit den Schwerpunkten: Wir helfen Behörden und Unternehmen bei Ausschreibungen und Beschaffungsentscheidungen in zahlreichen Themenfeldern. DOKULOG unterstützt bei Vergabeverfahren und Ausschreibungen, berät bei der Konzeption der Prozesse, formuliert Leistungsverzeichnisse, macht Vorschläge bei Bieterfragen, wertet Angebote aus und unterbreitet unabhängige Vergabeempfehlungen. Wir kennen uns mit den Anforderungen rund um Outputmanagement und Rahmenverträgen aus.
Die Begleitung von vergaberechtskonformen Ausschreibungen gehört zu unserem Tagesgeschäft.
Hilfe bei Druckerausschreibungen
Im Umfeld des Outputmanagements liegen unsere Schwerpunkte bei Output-Infrastrukturen (MPS Managed-Print-Service) und Hausdruckereien. Gesamtlösungen aus Hardware für Drucker, Kopierer, Scanner, Multifunktionssysteme, MFP, unterschiedlicher Software für Outputmanagement, Flotten-Management, Follow-Me-Print, Scan-Lösungen, Web-to-Print, Job-Ticket, Authentifizierung, Security usw. und anspruchsvollen Dienstleistungen mit Servicekonzepten, SLA (Service Level Agreements), Automatisierte Tonerbestellungen und Roll-Out-Vorgaben gehören zu den Themen, die wir mit den Rahmenbedingungen (Losen, Vertragsformen, Vertragslaufzeiten, Abrechnungsmodalitäten, Zuschlags- und Wertungskriterien) in unseren Pflichtenheften und Leistungsverzeichnissen abbilden. Wenn Sie wissen, was Sie wollen, dann sind unser Aufwand für die Erstellung und Begleitung der Ausschreibung und damit auch die Kosten gering. Wenn Sie es nicht genau wissen, dann erarbeiten wir dies gemeinsam.
Üblicherweise umfasst unsere Beratungsleistung vor jeder Ausschreibung die Konzeption für den zukünftigen Umgang mit solchen Systemen und Lösungen. Gemeinsam stimmen wir den Rahmen für die zukünftige Arbeit mit den Geräten ab. Dazu gehören neben den Aspekten zur Hardware-Auswahl auch mögliche Vertragsvarianten und Servicekonzepte sowie Anforderungen an Software-Lösungen. Wir haben bei allen Überlegungen immer die spätere Umsetzung im Blick und binden die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig mit ein. Wir helfen, den richtigen Systempartner zu finden.
Weiterführende Informationen: Wir veröffentlichen regelmäßig umfangreiche Kennzahlen und Grafiken rund um das Thema Ausschreibungen von Multifunktionssystemen, Druckern, Kopierern und Dokumentenscannern. Sie finden diese Grafiken hier...
Rahmenvertrag Druckdienstleistungen
Unternehmen und öffentliche Verwaltung arbeiten tagtäglich mit Schreiben und Dokumenten. Ohne Papier geht es noch lange nicht. Anschreiben, Flyer, Broschüren, Visitenkarten usw. werden gedruckt und verschickt. Oft erfolgen deren Druck und Versand durch entsprechende Dienstleister. In vielen Häusern werden dafür jeweils einzelne Aufträge nach vorheriger Preiseinholung vergeben. Die Vorgehensweise ist umständlich und intransparent. Sie verschlingt viel Zeit, kostet Geld und lässt sich schlecht kontrollieren.
Kostenbewusste Auftraggeber setzen für den Bereich „Druckdienstleistungen“ auf Rahmenverträge. Denn gerade wirtschaftlich lohnen sich solche Verträge. Ziel der Rahmenverträge ist die möglichst vollständige Abwicklung aller Druckdienstleistungen innerhalb eines abgestimmten Beauftragungs-, Fertigungs- und Abrechnungsprozesses mit einem zuverlässigen, kompetenten und leistungsfähigen Dienstleister. Sinnvoll ist die Einbindung des Dienstleisters in die entsprechenden Prozesse und Anwendungen der Auftraggeber. Die Vergabe der einzelnen Druckaufträge erfolgt über ein, auf die Belange des Auftragsgebers hin, angepasstes Online-Bestellsystem. Es sollte an das Rechnungswesen des Auftraggebers angebunden werden.
Mit der Ausschreibung von Rahmenverträgen und integrierten Online-Bestellsystemen lassen sich sämtliche Prozesse rund um die Auftragsvergabe, -abwicklung, -kontrolle und -abrechnung deutlich verbessern. Durch die Bündelung der Aufträge werden Kosten deutlich gesenkt. DOKULOG hilft dabei.
Bei den Ausschreibungen von Druckdienstleistungen arbeiten wir mit der Firma InduPrint Services GmbH in Kornwestheim als führenden Dienstleister im Dokumenten-Management zusammen. Speziell für die Zielgruppe der Selbstverwaltung im Handwerk und der Industrie haben wir besondere Angebote entwickelt:
Irgendwie fallen Büroartikel immer erst auf, wenn sie gerade nicht zur Hand sind. Stifte, Hefter, Locher, Klebestifte, Mappen, Notizblöcke und viele andere Artikel müssen irgendwo her kommen, wenn sie gebraucht werden.
Viele Auftraggeber setzen für den Bereich „Büroartikel“ auf Rahmenverträge. Nicht nur wirtschaftlich lohnen sich solche Verträge. Sie lassen sich auch gut mit deutlichen Vereinfachungen der Lagerung und Verwaltung verbinden. Aufwendig zu führende eigene Lager entfallen. Der Aufwand für das ständige Kontrollieren der Bestände und einzelnen Nachbestellungen von Artikeln, wenn bestimmte Stände unterschritten werden, reduziert sich. Moderne Shopsysteme lassen sich in die Prozesse des Auftraggebers einbinden. Die Abrechnung kann elektronisch nach den Vorgaben des Auftraggebers erfolgen.
Mit der Ausschreibung von Rahmenverträgen und integrierten Online-Bestellsystemen lassen sich sämtliche Prozesse rund um die Auftragsvergabe, -abwicklung, -kontrolle und -abrechnung deutlich verbessern. Durch die Bündelung der Aufträge werden Kosten deutlich gesenkt. DOKULOG hilft dabei. |
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