DOKULOG-Kennzahlen:
Wert und Gewinner öffentlicher Ausschreibungen

DOKULOG wertet tagesaktuell die Ausschreibungen der öffentlichen Hand für Papierausgabesysteme in Deutschland aus und veröffentlicht Sie als DOKULOG-Kennzahlen alle 3 Monate an dieser Stelle. Regelmäßig veröffentlichen wir auch ausgewählte Kennzahlen und Grafiken zum Thema "Behördengeschäft" in sozialen Medien wie z.B. Xing und LinkedIn. Sie finden diese Grafiken hier...

Für Erklärungen, Beschreibungen und die Kennzahlen-Übersicht lesen Sie bitte weiter. 

Aus den von der EU veröffentlichten Angaben zu vergebenen Aufträgen lässt sich der Gesamtumsatz sämtlicher europaweiter Ausschreibungen der öffentlichen Hand in Deutschland für Druck-, Kopier-, Fax- und Multifunktionssysteme einschließlich damit verbundener Dienstleistungen hochrechnen. Für die vergangenen Jahre liegen relativ stabile Aussagen vor. Die Hochrechnungen für das aktuelle Jahr sind noch mit Unsicherheiten verbunden. Die Angaben über die Gewinner der Ausschreibungen liegen zum Teil vor. Ihre Zuordnung auf bestimmte Gruppen (Herstellervertrieb, Direktvertrieb, Fachhandel, Systemhäuser) bleibt zwar in manchen Bereichen unscharf, gibt aber interessante Hinweise über den Markterfolg der verschiedenen Vertriebskanäle.

Die einzelnen Ausschreibungen teilen sich auf verschiedene Lose auf, die getrennt vergeben werden können. Mietverträge werden dabei über unterschiedliche Laufzeiten abgeschlossen. Die beiden wichtigsten Laufzeiten betragen 48 und 60 Monate.

Denken Sie bei der Betrachtung der Zahlen bitte daran, dass die Angaben für vergangene Jahre wesentlich vollständiger sind als für das gerade laufende bzw. abgeschlossene Jahr. Erst für eine Basis von über 20% der Ausschreibungen mit vollständigen Angaben veröffentlichen wir die Hochrechnungen für das jeweilige Jahr. Durch nachträglich veröffentlichte zusätzliche Angaben können sich auch im Folgejahr noch Änderungen ergeben (z.B. wenn Ausschreibungen aufgehoben werden oder Gewinner nachträglich veröffentlicht werden).

In 2025 wurden nur 162 Ausschreibungen mit 188 Losen veröffentlicht. Die Anzahl der Ausschreibungen liegt damit unter der Anzahl in den Vorjahren.  Die Hochrechnungen aus 2026 zeigen wieder steigende Zahlen, kommen jedoch nicht an die Anzahl der Vorjahre heran.

Die Anzahl der ausgeschriebenen Geräte steigt in der Hochrechnung für 2026 deutlich an. Auch der hochgerechneten Umsätze steigt schneller als die Inflation.

Die Verteilung der Gewinner ändert sich in 2026 wieder einmal gegenüber dem Vorjahr. Der Hersteller-Direktvertrieb gewinnt mehr Ausschreibungen und generiert deutlich mehr Umsatz, der Fachhandel verliert. Die IT-Systemhäuser sind bis zum Stichtag unter den Gewinnern nicht vertreten. In zentralen Druckeinrichtungen dominiert weiterhin der Direktvertrieb das Geschäft. Der Fachhandel kann hier nur punktuell Ausschreibungen für sich entscheiden.

Beim hochgerechneten Gesamtumsatz gewinnt der Hersteller-Direktvertrieb deutlich. Dafür kann der Fachhandel den starken Umsatz aus 2025 nicht halten. Es deutet sich an, dass inzwischen auch der Fachhandel größere Projekte gewinnt. Außerdem scheinen sich verschiedene Fachhändler auf das Behördengeschäft zu spezialisieren, denn die Anzahl der unterschiedlichen Fachhändler, die Ausschreibungen gewinnen, reduziert sich deutlich. Gleichzeitig bewirbt sich der Hersteller-Direktvertrieb auch auf kleinere Projekte. Zusätzlich können der sonstige Direktvertrieb und die Systemhäuser zwar wenige, aber dafür umsatzstarke Ausschreibungen für sich gewinnen.

In 2026 gingen bisher auf 38% (2025: 37%) der vergebenen Ausschreibungen jeweils nur ein einziges gültiges Angebot ein. Bei immerhin 15% (2024: 9%) der Ausschreibungen sind mehr als 5 Angebote bewertet worden.

In 2026 werden 38% der Ausschreibungen ausschließlich nach dem Preis gewertet (2025: 29%).