DOKULOG-Kennzahlen:
Wert und Gewinner öffentlicher Ausschreibungen

DOKULOG wertet tagesaktuell die Ausschreibungen der öffentlichen Hand für Papierausgabesysteme in Deutschland aus und veröffentlicht Sie als DOKULOG-Kennzahlen alle 3 Monate an dieser Stelle. Regelmäßig veröffentlichen wir auch ausgewählte Kennzahlen und Grafiken zum Thema "Behördengeschäft" in sozialen Medien wie z.B. Xing und LinkedIn. Sie finden diese Grafiken hier...

Für Erklärungen, Beschreibungen und die Kennzahlen-Übersicht lesen Sie bitte weiter. 

Aus den von der EU veröffentlichten Angaben zu vergebenen Aufträgen lässt sich der Gesamtumsatz sämtlicher europaweiter Ausschreibungen der öffentlichen Hand in Deutschland für Druck-, Kopier-, Fax- und Multifunktionssysteme einschließlich damit verbundener Dienstleistungen hochrechnen. Für die vergangenen Jahre liegen relativ stabile Aussagen vor. Die Hochrechnungen für das aktuelle Jahr sind noch mit Unsicherheiten verbunden. Die Angaben über die Gewinner der Ausschreibungen liegen zum Teil vor. Ihre Zuordnung auf bestimmte Gruppen (Herstellervertrieb, Direktvertrieb, Fachhandel, Systemhäuser) bleibt zwar in manchen Bereichen unscharf, gibt aber interessante Hinweise über den Markterfolg der verschiedenen Vertriebskanäle.

Die einzelnen Ausschreibungen teilen sich auf verschiedene Lose auf, die getrennt vergeben werden können. Mietverträge werden dabei über unterschiedliche Laufzeiten abgeschlossen. Die beiden wichtigsten Laufzeiten betragen 48 und 60 Monate.

Denken Sie bei der Betrachtung der Zahlen bitte daran, dass die Angaben für vergangene Jahre wesentlich vollständiger sind als für das gerade laufende bzw. abgeschlossene Jahr. Erst für eine Basis von über 20% der Ausschreibungen mit vollständigen Angaben veröffentlichen wir die Hochrechnungen für das jeweilige Jahr. Durch nachträglich veröffentlichte zusätzliche Angaben können sich auch im Folgejahr noch Änderungen ergeben (z.B. wenn Ausschreibungen aufgehoben werden oder Gewinner nachträglich veröffentlicht werden).

In 2025 wurden nur 162 Ausschreibungen mit 188 Losen veröffentlicht. Die Anzahl der Ausschreibungen liegt damit unter der Anzahl in den Vorjahren.  Es bleibt abzuwarten, ob sich daraus ein Trend zur Verringerung der Anzahl der europaweiten Ausschreibungen ergibt. Die ersten Hochrechnungen aus 2026 zeigen jedoch wieder steigende Zahlen.

Die Anzahl der ausgeschriebenen Geräte steigt in 2025 trotz geringer Ausschreibungszahl gegenüber 2024, liegt aber unter den Höchstwerten von 2023 und 2020. Die hochgerechneten Umsätze steigen mehr oder weniger im Rahmen der Inflation.

Die Verteilung der Gewinner ähnelt dem Vorjahr. Der Hersteller-Direktvertrieb gewinnt 2% mehr Ausschreibungen, der Fachhandel verliert 3%. In zentralen Druckeinrichtungen dominiert weiterhin der Direktvertrieb das Geschäft. Der Fachhandel kann hier nur punktuell Ausschreibungen für sich entscheiden.

Beim hochgerechneten Gesamtumsatz verliert der Hersteller-Direktvertrieb sehr deutlich trotz mehr gewonnener Aufträge. Dafür kann der Fachhandel den Umsatz stark steigern. Es deutet sich an, dass inzwischen auch der Fachhandel größere Projekte gewinnt. Außerdem scheinen sich verschiedene Fachhändler auf das Behördengeschäft zu spezialisieren, denn die Anzahl der unterschiedlichen Fachhändler, die Ausschreibungen gewinnen, reduziert sich deutlich. Gleichzeitig bewirbt sich der Hersteller-Direktvertrieb auch auf kleinere Projekte. Zusätzlich können der sonstige Direktvertrieb und die Systemhäuser zwar wenige, aber dafür umsatzstarke Ausschreibungen für sich gewinnen.

In 2025 gingen auf 37% (2024: 27%) der vergebenen Ausschreibungen jeweils nur ein einziges gültiges Angebot ein. Bei nur 9% (2024: 8%) der Ausschreibungen sind mehr als 5 Angebote bewertet worden.

Nachdem in 2024 bei 26% der Ausschreibungen ausschließlich nach dem Preis gewertet wurde, stieg deren Anteil in 2025 leicht auf 29%.